Izbira BI orodja

Skovanko »data-driven« organizacija srečujemo povsod. Kljub temu pa še vedno nimamo ustreznega slovenskega prevoda. Če jo prevajamo dobesedno, pridemo do izraza podatkovno podprta organizacija. Izraz naj bi označeval organizacije, ki svoje poslovne odločitve ustrezno podkrepijo s potrebnimi informacijami. Vse to, pa zahteva beleženje, zbiranje in procesiranje velike količine podatkov. Izziv, s katerim se soočamo:

• Kako iz te ogromne količine podatkov izluščiti relevantne informacije?
• Kako podatke vključiti v svoje procese delovanja?
• Kako vzpostaviti sistem – rešitev, ki nam bo to omogočala?
• Kako implementirati takšno rešitev?
• Kateri koraki so potrebni, da bomo uspešni?

KORAK 1: Jasna komunikacija

Ključnega pomena je, da se vsem vpletenim prestavi pomen izbrane rešitve za organizacijo, kakšni so cilji in pričakovanja. Vključevanje je pomembno, saj je uspeh v celoti odvisen od zaposlenih, ki bodo vpleteni v proces zbiranja in obdelave podatkov ter uporabe informacij pri njihovih odločitvah. Dovolj zgodnje vključevanje zmanjša tveganje neuspeha pri uvedbi. Na ta način je možno že v samem začetku uskladiti vizijo organizacije s pričakovanji uporabnikov in lažje opredeliti probleme, ki naj bi jih rešitev naslavljala. Jasna komunikacija je osnova za vzpostavitev SCT (scope, time, cost) okvira in s tem lažjega načrtovanja in vodenja projekta izvedbe.

KORAK 2: Izbor ustreznih orodij

Glede na zahteve organizacije in strukturo uporabnikov je potrebno jasno opredeliti zahteve po programskih orodjih, ki bodo uporabnikom omogočala dostop do potrebnih informacij. Izbor ustreznega orodja lahko bistveno vpliva na stroške povezane z nakupom in vpeljavo ter delom, ki ga precej podjetij pozablja, to so stroški lastništva takšne rešitve v fazi uporabe. Ko se odločamo za posamezno orodje je potrebno paziti predvsem na:

1. Ali orodje deluje v oblaku ali govorimo o namestitvi na sami lokaciji. Podjetja vse pogosteje segamo po rešitvah v oblaku, ki imajo kar nekaj prednosti in lahko pomembno vplivajo na optimizacijo stroškov ITja. Potrebno se je zavedati, da so BI sistemi zasnovani z namenom hitrega dostopa do ključnih podatkov o poslovanju. Posledično se pojavlja kar nekaj zadržkov glede vzpostavitve takšnega sistema na javni infrastrukturi. Razlog za to se skriva v internih varnostnih politikah, v določenih primerih pa so omejitve podane tudi s strani kupcev. Na srečo velika večina orodij danes podpira delovanje tako v oblaku kot »on-prem«.
2. Koliko je različnih podatkovnih virov iz katerih se zajemajo podatki? Ali se viri pogosto spreminjajo? Ker podjetja delujemo v različnih panogah se precej razlikujejo tudi potrebe po obdelavi podatkov. V kolikor sistem poročanja ni standardiziran, kazalniki in podatkovni viri pa se pogosto spreminjajo, je potrebno razmišljati o orodjih, s katerimi zelo enostavno obdelujemo različne podatkovne vire in zelo enostavno izdelujemo nova poročila ter njihove interpretacije. Izbor takšnega orodja omogoča zelo hitro prilagajanje spremembam.
3. Kakšni so standardi poročanja, kakšen grafični jezik se uporablja? Standardi poročanja označujejo, na kakšen način končni uporabniki dostopajo do informacij, kakšne informacije pri svojem delu potrebujejo, kako so te vizualizirane in v kolikšni meri so poročila standardizirana.
4. Kakšni so informacijski tokovi? Končni uporabniki s pomočjo izbranega orodja dostopajo do zahtevanih informacij, glede na način dostopa lahko ločimo dva tipa rešitev:

• Tradicionalne (centralizirane) BI rešitve, so rešitve namenjene podjetjem, kjer je nabor kazalnikov in poročil centraliziran, uporabniki lahko izbirajo med v naprej pripravljenimi poročili, ki pa so skladna z njihovimi pristojnostmi in potrebami. Ključna prednost takšnih sistemov se izkaže predvsem v nižjih stroških lastništva in lažjem upravljanju.
• Samopostrežne (Self-service) BI rešitve, predstavljajo novo generacijo rešitev, kjer imajo uporabniki veliko svobode pri dostopu do potrebnih podatkov, hkrati pa si poročila lahko prilagodijo tako po vsebini kot obliki. Glavna odlika teh orodij se kaže predvsem v veliki fleksibilnosti in svobodi, ki jo imajo uporabniki pri pojasnjevanju določenih poslovnih dogodkov.

Po mojem mnenju so to 4 najpomembnejši vidiki, ki vplivajo na odločitev o BI orodju. Zelo verjetno se boste pri svojih odločitvah srečevali še z drugimi dejavniki, ki bodo vplivali na vašo odločitev. Kljub temu pa so zgoraj navedeni zadosten temelj za dobro odločitev o izboru orodja.

Velika večina podjetij ima cilj postati »data-driven« ali pa vsaj v večji meri izkoristiti vrednost v podatkih, ki jih že hranimo v svojih podatkovnih bazah. Zgoraj zapisana sta prva dva koraka na tej poti.